El sistema
El programa Project@Hand 2.5.3 es un gestor
de proyectos adaptado a nuestro dispositivo Palm OS 5.x
Básicamente, el sistema se puede adquirir
de dos maneras:
- Project@Hand 2: Incluye el módulo a instalar
en nuestro dispositivo de mano.
- Project@Hand 2 MSP: Igual al anterior, pero
incluyendo además el programa de sincronización con archivos de MS
Project.
La economía
En la imagen siguiente, extraída del sitio
web de Natara, se pueden ver los precios de las aplicaciones: 49,95$
la aplicación completa (incluida sincronización con archivos de MS Project)
y 29,95$ si sólo queremos la aplicación en nuestra palm:
Cabe destacar que se puede descargar la
aplicación y probarla 30 días antes de comprarla.
Instalación
La instalación es bastante sencilla. En
el caso del aplicativo sólo Palm OS, se trata tan sólo de traspasar el
archivo .prc al dispositivo. En el caso de querer instalar todo el paquete,
se ejecuta un archivo .EXE que nos dejará el conduit de sincronización
y la herramienta de transferencia de archivos .mpp (archivo de MS Project)
en nuestros programas:
A la hora de pedir la licencia, se debe
tener en cuenta que la licencia viene referida al nombre que utilizamos
para sincronizar. Por tanto:
- Si cambiamos el nombre del dispositivo perdemos la
licencia.
- No es posible sincronizar con varios dispositivos a
la vez.
Project@Hand:
La herramienta en nuestro PDA
Una vez instalado el aplicativo, dispondremos
en nuestro PDA del programa listo para funcionar.
El icono se muestra en la imagen derecha.
Simplemente tendremos que hacer tap en él para abrir nuestro programa.
Una vez abierta la aplicación podríamos
empezar a crear nuestros proyectos directamente desde la aplicación (en
el siguiente apartado veremos qué hacer si lo que queremos es trabajar
con proyectos provenientes de un archivo .mpp de MS Project).
A
la hora de crear un proyecto le introduciremos el nombre y la fecha de
inicio y a partir de la misma empezaremos a crear elementos.
El programa nos da una opción interesante,
que es el poder heredar los recursos de otro proyecto en el nuevo.
Una vez creado el proyecto pasaremos a
crear los elementos que lo componen, básicamente las tareas y los
recursos.
Gestión de tareas
Para crear una tarea lo haremos desde
el menú "Tarea". Desde aquí crearemos las tareas y también las
subtareas que deseemos, y accederemos a los detalles de las mismas a fin
de revisarlos y/o corregirlos:
A la hora de crear tareas deberemos, para
cada tarea, definir sus propiedades. Para ello, en el menú de creación
de tareas, dispondremos de 5 pestañas para añadir información. Estas 5
pestañas son:
- Datos generales del la tarea (duración, timing…).
- Recursos asignados a la tarea (tanto horas/hombre como
recursos de tipo material). La multiplicación del recurso por su billing
rate nos dará el coste de la tarea.
- Tarea predecesora.
- Tarea sucesora.
- Notas de texto.
Como en cualquier otro gestor de planificaciones,
las tareas pueden vincularse unas a otras mediante condicionantes del
tipo "Inicio-Fin", "Fin-Inicio", etc. Asimismo se
pueden introducir restricciones del estilo "Tan pronto como sea posible",
"No antes de una fecha", etc.:
Gestión de recursos
Los
recursos se generan a través de un cuadro de mando accesible en el menú
"Proy." de proyectos. Disponemos de dos tipos de recursos:
- Trabajo, equivalente a recursos humanos (que
se facturarán en horas/hombre a partir del billing rate que introduzcamos).
- Recursos materiales (que se pueden facturar
por cantidad con un coste unitario, o por un precio fijo con un coste
por uso).
Sólo podremos asignar a las tareas aquellos
recursos que hayamos previamente creado en el proyecto.
En el caso de los recursos de tipo trabajo
asignaremos a una persona y le añadiremos su billing rate (ratio)
de coste horario.
En el caso de los recursos de tipo material,
introduciremos un ratio por unidad y/o un coste fijo por uso. Asimismo
podremos definir el nombre de la unidad asignada al recurso (paquetes,
palets, unidades de volumen o medida como litros o galones…).
Visualización
En
cuanto a la visualización, Project@Hand permite ver el árbol jerárquico
de tareas (con las subtareas sangradas) y también el diagrama de Gantt,
donde se puede ver la disposición temporal de las mismas y sus dependencias.
Esta imagen muestra cómo se sitúa
el árbol jerárquico de tareas (las Tareas 3.1 y 3.2 son subtareas y se
hayan sangradas respecto al resto).
La Tarea 3 o tarea resumen (summary
task) se halla en negrita.
El diagrama de Gantt muestra la disposición
temporal de las tareas. Las tareas resumen se muestran como barras negras:
Exportar
Para finalizar hay dos opciones de exportación
de datos que pueden tener cierto interés:
- Creación de una memo a partir de la información de
las tareas.
- Creación de una entrada en la aplicación de Tareas
de nuestro PDA con los datos de una de las tareas de nuestro proyecto.
Project@Hand MSP: Integración
con archivos de MS Project de nuestro PC
La sincronización de Project@Hand
con nuestro escritorio se hace a través del programa instalado en nuestro
PC. No es necesario disponer de MS Project para hacerlo, tan sólo se requiere
tener el archivo en formato .mpp.
A diferencia del programa residente en
la palm, el de sincronización no se halla traducido al castellano, sino
que está en inglés. Al acceder al sistema aparecemos en la pestaña principal
que sólo tiene datos de registro, acceso a la ayuda, a la web del fabricante,
etc.
La pestaña "Projects" es donde
sincronizamos los proyectos. Aquí indicamos si se sincronizan o no, los
directorios donde están estos documentos, etcétera. También nos permite
añadir un nuevo fichero de MS Project (.mpp) para enviar a nuestro PDA
Palm OS:
Finalmente la pestaña "Settings"
nos permite modificar algunos de los parámetros de la sincronización:
Conclusión
Project@Hand es un buen programa de gestión
de proyectos para dispositivos móviles. El sistema nos permite poder crear
o modificar planificaciones fuera de nuestro entorno de la oficina y sincronizarlas
luego con nuestro PC. Pero la pregunta es, ¿puede sustituir esta aplicación
a los programas de gestión de proyectos de un PC?
La respuesta se ha de matizar mucho:
- La parte de planificación puede ser totalmente sustituida
por Project@Hand. Si sólo queremos tener un planning de tareas
con su diagram de Gantt y verificar las fechas, recursos, etc., esta
aplicación se basta y se sobra.
- Si lo que queremos es tener un gestor completo de proyectos
(incluyendo no sólo planificación sino también incurridos) no nos servirá,
pero tampoco para ello nos sirve el MS Project. En estos casos debemos
ir a programas específicos de gestión de proyectos como un Teamcenter
Project o un Primavera.
Así pues, los pros del programa
serían:
- Nos permite crear y modificar planificaciones en nuestro
dispositivo Palm OS.
- Podemos sincronizar las modificaciones con un fichero
de MS Project y además no es necesario disponer de este programa ya
que sincronizamos contra fichero.
- Está en castellano, cosa que no se puede decir de la
gran mayoría de aplicaciones creadas para el entorno Palm OS.
Entre las carencias que observamos y que
deberían constar en el wish list de la herramienta para futuras
versiones:
- Sería muy interesante tener una interfaz directa con
MS Project, es decir una barra de herramientas dentro del mismo MS Project
para gestionar los proyectos enviados al PDA (como DocsToGo en Excel,
por ejemplo).
- Se pueden enviar tareas a Memos o a la aplicación de
Tareas de Palm OS, pero también sería interesante poder enviarlas al
Calendario.
- Otro avance importante sería poder importar recursos
de trabajo desde nuestra lista de Contactos. Ahora los tienes que dar
de alta a mano.
- A través de los vínculos con dispositivos móviles sería
de interés poder enviar tareas a otros usuarios vía SMS o vía e-mail.
(Por ejemplo, al crear una tarea y asignar un usuario, poderle enviar
un e-mail o un SMS).
En definitiva, el uso principal de esta
herramienta sería para aquél personal que dirige proyectos y que
está obligado a trabajar en movilidad, con visitas presenciales, etc.
En este caso esta herramienta nos permite in-situ modificar las planificaciones
y hacer los seguimientos y luego, una vez en la oficina, sincronizarlas
con nuestro planning dentro de la red corporativa. E jemplos:
- Seguimientos de obras civiles, edificaciones...
- Seguimientos de procesos de ventas largos y planificados.
- Movilidad a casa de clientes para reuniones de seguimiento
y planificación de proyectos.
- Y un largo etcétera de casos.
¿Qué
nos gusta?
- Es una herramienta de planificación de proyectos en
un dispositivo que permite total movilidad.
- Sincroniza perfectamente con archivos de MS Project
y sin necesidad de disponer de éste.
- Nos permite enviar tareas a la aplicación de Tareas
de Palm OS, con lo que luego pueden ser sincronizadas hacia Outlook
por ejemplo.
- La aplicación Palm OS está traducido a nuestro
idioma.
- La gente de Natara es muy abierta y muy comunicativa.
En su sitio web disponen de foros sobre sus herramientas, incluidos
foros para usuarios, para beta testers de sus programas, etcétera.
¿Qué
no nos gusta?
- No tiene zoom y los diagramas de Gantt no son
muy claros si buscamos fechas exactas a primer golpe de vista.
- No dispone de una interfaz integrada en MS Project
(un menú o barra de herramientas) que nos permita enviar las planificaciones
desde este programa directamente al PDA.
- El programa de PC no está traducido de momento. Aunque
ya se está moviendo el tema para próximas versiones.
Información adicional
Valoración
final (sobre 6)
Nota de JJ:
Este programa ha sido traducido íntegramente
(la versión PDA) por nuestro compañero del Foro y autor
de este Análisis, technology.
Mi agradecimiento en nombre de toda la Comunidad de Palm OS en español
a technology y al proyecto que lidera Josema8, gracias a los cuales
podemos contar a día de hoy con aplicaciones muy importantes
y útiles traducidas a español.
