Introducción a PocketMirror Professional
La sincronización de los datos contenidos en nuestros
dispositivos Palm OS es una tarea crucial en el desempeño
diario de los mismos. Mantener nuestra información actualizada
puede llegar a ser indispensable para usuarios profesionales, y siempre
importante para evitar eventuales pérdidas de datos. De todos es
sabido que los dispositivos Palm OS incorporan entre las opciones de instalación
la posibilidad de sincronizar, bien mediante Palm Desktop, bien
mediante Microsoft Outlook.
Durante bastante tiempo he mantenido Palm Desktop
como el programa por defecto para la sincronización por varias
razones: es mucho más simple que Outlook, más liviano
y más "compatible" (obviamente) con algunos de los campos
de las aplicaciones PIM (Personal Information Manager) creados
por la propia Palm. Además de esto, Palm Desktop permite
mantener accesos directos a algunos de los programas de escritorio más
relevantes con sus homólogos en PDA, un punto éste que encuentro
bastante cómodo para centralizar la mayor información posible
relacionada con el dispositivo de mano en una única forma de acceso.
Accesos directos en Palm Desktop
Sin embargo, por motivos profesionales llegó el momento
en que continuar manteniendo la combinación Palm Desktop
como organizador y Outlook Express como gestor de correo se hizo
excesivamente complicado, al menos en la oficina. De esta forma, eché
mano de los CDs de instalación del Treo
650 para instalar los conductos de sincronización con Outlook,
pero el resultado fue un poco decepcionante:
- Outlook gestiona las categorías de nuestros registros
de forma muy distinta a como lo hace Palm. El resultado es que en una
vista normal tienes todas las categorías mezcladas y tratar de
filtrarlas no es tan simple como seleccionar tal o cual categoría.
- Los registros que tienes marcados en la Palm como confidenciales se
sincronizan y muestran sin más, Outlook no soporta la
característica de registros ocultos y protegidos por contraseña
como lo hace Palm Desktop.
- Para todas las opciones y características PIM que ofrece
Outlook, el conducto de Palm se queda un poco corto, puesto que
apenas puedes configurar la típica "dirección"
de sincronización (Sincronizar datos, Palm sobreescribe al PC
o viceversa).
De esta forma, he tenido que buscar una solución más completa
que ayude a aprovechar todo el potencial que Outlook, y la sincronización
de los datos en él contenidos con un dispositivo móvil,
puede ofrecer. Este análisis pretende ser un acercamiento a una
de las mejores herramientas disponibles hoy en día para sincronizar
con Outlook: PocketMirror
Professional.
Instalación y primera configuración
La instalación de PocketMirror consta de
un único archivo ejecutable. Como es de suponer, necesita tener
instalado previamente el programa Microsoft Outlook en nuestro
sistema. De otro modo, obtendremos el siguiente error:
Una vez terminada la instalación, observaremos dos cambios sustanciales
en nuestro sistema. Por una parte, si entramos en la configuración
de Hotsync podemos observar cómo han desaparecido los habituales
conductos de Palm Desktop y han sido sustituidos por unos nuevos
que se encargarán de sincronizar con Outlook.
Por otra parte, al abrir Microsoft Outlook encontraremos un nuevo
icono en la barra de herramientas que nos dará acceso a las distintas
configuraciones de sincronización de PocketMirror:
Desde este icono podemos entrar en el menú de configuración
de PocketMirror, previa seleción del usuario correspondiente
que queramos configurar. En este punto, PocketMirror mostrará
todos los usuarios que se encuentren configurados para sincronización
en Hotsync Manager. Una vez seleccionado se nos mostrará
la siguiente pantalla:
Desde ella podremos acceder a la configuración personalizada
de cada uno de los conductos para cada elemento PIM presente en
Outlook. En esta pantalla contamos con las mismas opciones que
podemos encontrar en la personalización de Hotsync Manager,
incluyendo las opciones de "dirección" de sincronización,
y la de establecer acciones por defecto para cada conducto.
A partir de este momento ya podemos sincronizar normalmente
con Outlook si queremos sincronizarlo todo sin mayores complicaciones.
La próxima vez que pulsemos el botón de sincronización
veremos una nueva ventana similar a ésta:
Sincronización avanzada de las categorías
Hasta aquí, no hay nada esencialmente diferente respecto
a los conductos propios de Palm. Lo interesante viene cuando comenzamos
a investigar en las distintas opciones de sincronización de cada
conducto. Una función interesante de Outlook es la posibilidad
de mantener calendarios por separado. Gracias a PocketMirror podemos
usar esta función para, por ejemplo, especificar un calendario
distinto para cada categoría que tengamos en nuestro dispositivo
Palm OS.
Como se aprecia en la imagen disponemos de tres opciones
distintas de sincronización, que se corresponden a:
- 1:1, es decir, una categoría en la PDA es una categoría
en Outlook. Es la forma más simple de sincronización,
pero está limitada a 15 categorías (el mismo límite
impuesto por Palm OS).
- 1:n, ideal si asignas varias categorías en Outlook
o si usas más de 15 categoría en él. Para cada
elemento se añadirá una categoría "Palm
Pilot" que se corresponderá con la categoría
que asignes en tu PDA Palm OS.
- 1 Categoría:1 Subcarpeta; con esta opción de
sincronización se creará una subcarpeta para cada Categoría
que crees en tu PDA. Para mi es la más útil, puesto que
me permite tener las citas y contactos particulares en un Calendario
distinto al de las citas profesionales (limitado a 15 subcarpetas).
Respecto a esto último, tenemos algunas opciones avanzadas de
sincronización. Teniendo en cuenta que Outlook posee un
directorio "root" o principal para cada elemento (Contactos,
Calendario, Notas, etc...), es muy posible que nos interese mantener unas
citas o contactos en cada directorio principal, y crear subdirectorios
para sólo determinadas categorías. Son los llamados Category
Links:
En este caso del ejemplo, PocketMirror replicará
las anotaciones del calendario de una forma concreta, creando un calendario
específico sólo para las citas que marquemos con la categoría
Particular. A su vez, la categoría Sin Archivar,
y el resto que no especifiquemos en esta ventana, irán a parar
al calendario por defecto de Outlook. De este modo conseguimos que todas
las citas que añadamos en nuestra PDA Palm OS vayan a parar al
Calendario principal de Outlook, excepto aquellas que marquemos
como "Particular". Otra opción a escoger sería
no sincronizar dicha categoría, con lo que podríamos evitar,
si así lo deseamos, que nuestra información personal se
traspase al ordenador de nuestro entorno laboral.
A este respecto, cabe destacar otra de las opciones acerca
de la privacidad proporcionada por PocketMirror; se trata de la
capacidad de no sincronizar los elementos marcados como Privados
en nuestro PDA. Como comentaba más arriba, Outlook no tiene
soporte para elementos ocultos, o marcados con contraseña, sino
que cualquier dato que se introduzca es accesible una vez iniciado el
programa (a diferencia de Palm Desktop que respeta los registros
marcados como privados). La solución que aporta PocketMirror
para ello es sencillamente no traspasar dichos elementos a Outlook
(se mantendrán en el equipo de mano), manteniendo dentro de lo
posible la privacidad de los datos que nosotros hemos marcado como tales.
Nota: a este respecto, para almacenar
datos especialmente sensibles (como cuentas bancarias, números
de tarjetas, contraseñas etc...) recomendamos encarecidamente
usar programas específicos con algoritmos de encriptación
como SplashID,
o Keyring.
Opciones comunes de sincronización
PocketMirror no acaba aquí. Estas son sólo
algunas de sus opciones más destacables y creo que más comunes
para la mayoría de los escenarios de sincronización. Otras
opciones avanzadas son similares en cada uno de los conductos (Contactos,
Agenda, Notas y Tareas).
Como ejemplo tenemos la siguiente pantalla en la que determinamos
cómo se actuará en caso de conflicto entre registros (es
decir, qué hará PocketMirror si modificamos un mismo
elemento en ambos extremos de la sincronización a la vez).
Como se puede observar, las opciones son bien claras. Si
PocketMirror detecta que hemos cambiado un elemento en la PDA y
en Outlook sin mediar una sincronización, podemos indicarle
que:
- Duplique los registros copiando el registro modificado de Outlook
en nuestro dispositivo y viceversa (con lo que no perdemos ninguna información).
- Acepte como válida las modificaciones hechas en Outlook
(con lo que perderemos la modificación que hayamos hecho en la
PDA).
- Acepte como válida las modificaciones hechas en nuestra PDA
(con lo que la información final será la que registremos
en nuestro dispositivo).
A poco que seas un poco maníatico de la conservación de
la información, recomiendo que siempre usemos la primera opción.
Ya tendremos tiempo de localizar los datos duplicados y unificarlos en
uno sólo sin necesidad de perder ningún dato.
Otra de las opciones comunes de sincronización, es la transferencia
de alarmas. Aquí determinaremos si las citas o tareas que hayamos
configurado con alarmas las recibiremos en Outlook y en el dispositivo
de mano a la vez, o sólo en uno de ellos. Por defecto se instala
la opción de sincronizarlas y mantener las alarmas en ambos, lo
cual es muy útil (al menos en mi caso), si no resistes la tentación
del "posponer" ;) .
Por último, otra de las opciones que os puede interesar
es la posibilidad de sincronizar desde varios PCs con Microsoft Exchange.
Si usáis un servidor empresarial con el que sincronizáis
desde la oficina y desde casa, seguro que apreciaréis esta opción.
Opciones específicas de sincronización
Por último, daremos algunas pinceladas acerca de
las opciones específicas para cada uno de los conductos, como por
ejemplo:
Esta es una de las opciones específicas de Contactos
donde se puede decidir la forma en que serán mostradas las direcciones
de correo electrónico en la aplicación de nuestra PDA Palm
OS. Sabréis que Outlook suele mostrar los contactos
por el nombre en lugar de por la dirección (en virtud de cómo
se hayan almacenado). Gracias a esta opción evitaremos que el campo
E-mail de nuestro dispositivo muestre el nombre de nuestros contactos
y obligaremos a que sincronice la dirección completa de correo.
Con este otro parámetro, específico de Tareas,
determinamos si queremos transferir la Fecha de Inicio de las tareas en
Outlook como Fecha de Vencimiento de las tareas en Palm (las tareas
del PIM de Palm no tienen el valor Fecha de Inicio).
Esta otra preferencia permite especificar un color para
las Notas nuevas que se crean en Outlook durante una sincronización.
Esto puede ser especialmente útil si contamos con gran cantidad
de notas.
Por último, si bien esto no es una opción
de configuración propiamente dicha, cabe destacar el comportamiento
de PocketMirror en caso de problemas de sincronización.
El programa muestra la siguiente pantalla:
Gracias a ella podemos acceder de forma rápida y
sencilla tanto a una ayuda en línea como a soporte técnico
via e-mail. No deja de ser un detalle que un programa, al encontrar un
error, invite automáticamente a resolver por cualquier medio disponible
el problema.
Conclusión
PocketMirror es una completa solución de sincronización
con Outlook para nuestros dispositivos Palm OS. Ciertamente, la forma
más sencilla y rápida para esta tarea puede parecer instalar
los conductos proporcionados por Palm en los CDs de instalación
de nuestros aparatos, sin embargo, carecen de un mínimo de opciones
básicas de configuración.
Teniendo en cuenta que la sincronización con Outlook suele estar
dirigida a entornos profesionales, esta carencia de opciones, puede resultar
algo "embarazoso" para quien, por ejemplo, no quiera almacenar
la información personal que mantiene en su dispositivo de mano
en el PC de su oficina. O simplemente, para quien quiera mantener bien
organizada su información haciendo un uso óptimo de las
categorías de Palm OS y de la posibilidad de Outlook de disponer
varios Calendarios, Agendas, etc...
En definitiva es una aplicación completa que, una vez configurada
como deseamos, hace su trabajo sin tener que prestale mayor atención,
y sincronizando y organizando nuestra información de manera eficiente.
¿Qué nos gusta?
- Compatibilidad con Microsoft Outlook 98 y posteriores, incluyendo
Outlook 2007 y Windows Vista
- Múltiples posibilidades de configuración de los conductos
para PIM
- Solución a la "visibilidad" en Outlook de los registros
privados de Palm (éstos pueden no sincronizarse)
¿Qué no nos gusta?
Información adicional
Valoración final
