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PocketMirror Professional: Sincroniza a tu manera

por Manuel Segura | 9-Abr-2007

En este reportaje analizamos una potente herramienta que nos ayudará a sincronizar nuestros dispositivos Palm OS con Microsot Outlook, permitiéndonos distintas opciones de personalización.

 
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Introducción a PocketMirror Professional

La sincronización de los datos contenidos en nuestros dispositivos Palm OS es una tarea crucial en el desempeño diario de los mismos. Mantener nuestra información actualizada puede llegar a ser indispensable para usuarios profesionales, y siempre importante para evitar eventuales pérdidas de datos. De todos es sabido que los dispositivos Palm OS incorporan entre las opciones de instalación la posibilidad de sincronizar, bien mediante Palm Desktop, bien mediante Microsoft Outlook.

Durante bastante tiempo he mantenido Palm Desktop como el programa por defecto para la sincronización por varias razones: es mucho más simple que Outlook, más liviano y más "compatible" (obviamente) con algunos de los campos de las aplicaciones PIM (Personal Information Manager) creados por la propia Palm. Además de esto, Palm Desktop permite mantener accesos directos a algunos de los programas de escritorio más relevantes con sus homólogos en PDA, un punto éste que encuentro bastante cómodo para centralizar la mayor información posible relacionada con el dispositivo de mano en una única forma de acceso.


Accesos directos en Palm Desktop

Sin embargo, por motivos profesionales llegó el momento en que continuar manteniendo la combinación Palm Desktop como organizador y Outlook Express como gestor de correo se hizo excesivamente complicado, al menos en la oficina. De esta forma, eché mano de los CDs de instalación del Treo 650 para instalar los conductos de sincronización con Outlook, pero el resultado fue un poco decepcionante:

  • Outlook gestiona las categorías de nuestros registros de forma muy distinta a como lo hace Palm. El resultado es que en una vista normal tienes todas las categorías mezcladas y tratar de filtrarlas no es tan simple como seleccionar tal o cual categoría.

  • Los registros que tienes marcados en la Palm como confidenciales se sincronizan y muestran sin más, Outlook no soporta la característica de registros ocultos y protegidos por contraseña como lo hace Palm Desktop.

  • Para todas las opciones y características PIM que ofrece Outlook, el conducto de Palm se queda un poco corto, puesto que apenas puedes configurar la típica "dirección" de sincronización (Sincronizar datos, Palm sobreescribe al PC o viceversa).

De esta forma, he tenido que buscar una solución más completa que ayude a aprovechar todo el potencial que Outlook, y la sincronización de los datos en él contenidos con un dispositivo móvil, puede ofrecer. Este análisis pretende ser un acercamiento a una de las mejores herramientas disponibles hoy en día para sincronizar con Outlook: PocketMirror Professional.

Instalación y primera configuración

La instalación de PocketMirror consta de un único archivo ejecutable. Como es de suponer, necesita tener instalado previamente el programa Microsoft Outlook en nuestro sistema. De otro modo, obtendremos el siguiente error:

Una vez terminada la instalación, observaremos dos cambios sustanciales en nuestro sistema. Por una parte, si entramos en la configuración de Hotsync podemos observar cómo han desaparecido los habituales conductos de Palm Desktop y han sido sustituidos por unos nuevos que se encargarán de sincronizar con Outlook.

Por otra parte, al abrir Microsoft Outlook encontraremos un nuevo icono en la barra de herramientas que nos dará acceso a las distintas configuraciones de sincronización de PocketMirror:

Desde este icono podemos entrar en el menú de configuración de PocketMirror, previa seleción del usuario correspondiente que queramos configurar. En este punto, PocketMirror mostrará todos los usuarios que se encuentren configurados para sincronización en Hotsync Manager. Una vez seleccionado se nos mostrará la siguiente pantalla:

Desde ella podremos acceder a la configuración personalizada de cada uno de los conductos para cada elemento PIM presente en Outlook. En esta pantalla contamos con las mismas opciones que podemos encontrar en la personalización de Hotsync Manager, incluyendo las opciones de "dirección" de sincronización, y la de establecer acciones por defecto para cada conducto.

A partir de este momento ya podemos sincronizar normalmente con Outlook si queremos sincronizarlo todo sin mayores complicaciones. La próxima vez que pulsemos el botón de sincronización veremos una nueva ventana similar a ésta:

Sincronización avanzada de las categorías

Hasta aquí, no hay nada esencialmente diferente respecto a los conductos propios de Palm. Lo interesante viene cuando comenzamos a investigar en las distintas opciones de sincronización de cada conducto. Una función interesante de Outlook es la posibilidad de mantener calendarios por separado. Gracias a PocketMirror podemos usar esta función para, por ejemplo, especificar un calendario distinto para cada categoría que tengamos en nuestro dispositivo Palm OS.

Como se aprecia en la imagen disponemos de tres opciones distintas de sincronización, que se corresponden a:

  • 1:1, es decir, una categoría en la PDA es una categoría en Outlook. Es la forma más simple de sincronización, pero está limitada a 15 categorías (el mismo límite impuesto por Palm OS).

  • 1:n, ideal si asignas varias categorías en Outlook o si usas más de 15 categoría en él. Para cada elemento se añadirá una categoría "Palm Pilot" que se corresponderá con la categoría que asignes en tu PDA Palm OS.

  • 1 Categoría:1 Subcarpeta; con esta opción de sincronización se creará una subcarpeta para cada Categoría que crees en tu PDA. Para mi es la más útil, puesto que me permite tener las citas y contactos particulares en un Calendario distinto al de las citas profesionales (limitado a 15 subcarpetas).

Respecto a esto último, tenemos algunas opciones avanzadas de sincronización. Teniendo en cuenta que Outlook posee un directorio "root" o principal para cada elemento (Contactos, Calendario, Notas, etc...), es muy posible que nos interese mantener unas citas o contactos en cada directorio principal, y crear subdirectorios para sólo determinadas categorías. Son los llamados Category Links:

En este caso del ejemplo, PocketMirror replicará las anotaciones del calendario de una forma concreta, creando un calendario específico sólo para las citas que marquemos con la categoría Particular. A su vez, la categoría Sin Archivar, y el resto que no especifiquemos en esta ventana, irán a parar al calendario por defecto de Outlook. De este modo conseguimos que todas las citas que añadamos en nuestra PDA Palm OS vayan a parar al Calendario principal de Outlook, excepto aquellas que marquemos como "Particular". Otra opción a escoger sería no sincronizar dicha categoría, con lo que podríamos evitar, si así lo deseamos, que nuestra información personal se traspase al ordenador de nuestro entorno laboral.

A este respecto, cabe destacar otra de las opciones acerca de la privacidad proporcionada por PocketMirror; se trata de la capacidad de no sincronizar los elementos marcados como Privados en nuestro PDA. Como comentaba más arriba, Outlook no tiene soporte para elementos ocultos, o marcados con contraseña, sino que cualquier dato que se introduzca es accesible una vez iniciado el programa (a diferencia de Palm Desktop que respeta los registros marcados como privados). La solución que aporta PocketMirror para ello es sencillamente no traspasar dichos elementos a Outlook (se mantendrán en el equipo de mano), manteniendo dentro de lo posible la privacidad de los datos que nosotros hemos marcado como tales.

Nota: a este respecto, para almacenar datos especialmente sensibles (como cuentas bancarias, números de tarjetas, contraseñas etc...) recomendamos encarecidamente usar programas específicos con algoritmos de encriptación como SplashID, o Keyring.

Opciones comunes de sincronización

PocketMirror no acaba aquí. Estas son sólo algunas de sus opciones más destacables y creo que más comunes para la mayoría de los escenarios de sincronización. Otras opciones avanzadas son similares en cada uno de los conductos (Contactos, Agenda, Notas y Tareas).

Como ejemplo tenemos la siguiente pantalla en la que determinamos cómo se actuará en caso de conflicto entre registros (es decir, qué hará PocketMirror si modificamos un mismo elemento en ambos extremos de la sincronización a la vez).

Como se puede observar, las opciones son bien claras. Si PocketMirror detecta que hemos cambiado un elemento en la PDA y en Outlook sin mediar una sincronización, podemos indicarle que:

  • Duplique los registros copiando el registro modificado de Outlook en nuestro dispositivo y viceversa (con lo que no perdemos ninguna información).
  • Acepte como válida las modificaciones hechas en Outlook (con lo que perderemos la modificación que hayamos hecho en la PDA).
  • Acepte como válida las modificaciones hechas en nuestra PDA (con lo que la información final será la que registremos en nuestro dispositivo).

A poco que seas un poco maníatico de la conservación de la información, recomiendo que siempre usemos la primera opción. Ya tendremos tiempo de localizar los datos duplicados y unificarlos en uno sólo sin necesidad de perder ningún dato.

Otra de las opciones comunes de sincronización, es la transferencia de alarmas. Aquí determinaremos si las citas o tareas que hayamos configurado con alarmas las recibiremos en Outlook y en el dispositivo de mano a la vez, o sólo en uno de ellos. Por defecto se instala la opción de sincronizarlas y mantener las alarmas en ambos, lo cual es muy útil (al menos en mi caso), si no resistes la tentación del "posponer" ;) .

Por último, otra de las opciones que os puede interesar es la posibilidad de sincronizar desde varios PCs con Microsoft Exchange. Si usáis un servidor empresarial con el que sincronizáis desde la oficina y desde casa, seguro que apreciaréis esta opción.

Opciones específicas de sincronización

Por último, daremos algunas pinceladas acerca de las opciones específicas para cada uno de los conductos, como por ejemplo:

Esta es una de las opciones específicas de Contactos donde se puede decidir la forma en que serán mostradas las direcciones de correo electrónico en la aplicación de nuestra PDA Palm OS. Sabréis que Outlook suele mostrar los contactos por el nombre en lugar de por la dirección (en virtud de cómo se hayan almacenado). Gracias a esta opción evitaremos que el campo E-mail de nuestro dispositivo muestre el nombre de nuestros contactos y obligaremos a que sincronice la dirección completa de correo.

Con este otro parámetro, específico de Tareas, determinamos si queremos transferir la Fecha de Inicio de las tareas en Outlook como Fecha de Vencimiento de las tareas en Palm (las tareas del PIM de Palm no tienen el valor Fecha de Inicio).

Esta otra preferencia permite especificar un color para las Notas nuevas que se crean en Outlook durante una sincronización. Esto puede ser especialmente útil si contamos con gran cantidad de notas.

Por último, si bien esto no es una opción de configuración propiamente dicha, cabe destacar el comportamiento de PocketMirror en caso de problemas de sincronización. El programa muestra la siguiente pantalla:

Gracias a ella podemos acceder de forma rápida y sencilla tanto a una ayuda en línea como a soporte técnico via e-mail. No deja de ser un detalle que un programa, al encontrar un error, invite automáticamente a resolver por cualquier medio disponible el problema.

Conclusión

PocketMirror es una completa solución de sincronización con Outlook para nuestros dispositivos Palm OS. Ciertamente, la forma más sencilla y rápida para esta tarea puede parecer instalar los conductos proporcionados por Palm en los CDs de instalación de nuestros aparatos, sin embargo, carecen de un mínimo de opciones básicas de configuración.

Teniendo en cuenta que la sincronización con Outlook suele estar dirigida a entornos profesionales, esta carencia de opciones, puede resultar algo "embarazoso" para quien, por ejemplo, no quiera almacenar la información personal que mantiene en su dispositivo de mano en el PC de su oficina. O simplemente, para quien quiera mantener bien organizada su información haciendo un uso óptimo de las categorías de Palm OS y de la posibilidad de Outlook de disponer varios Calendarios, Agendas, etc...

En definitiva es una aplicación completa que, una vez configurada como deseamos, hace su trabajo sin tener que prestale mayor atención, y sincronizando y organizando nuestra información de manera eficiente.

¿Qué nos gusta?

  • Compatibilidad con Microsoft Outlook 98 y posteriores, incluyendo Outlook 2007 y Windows Vista
  • Múltiples posibilidades de configuración de los conductos para PIM
  • Solución a la "visibilidad" en Outlook de los registros privados de Palm (éstos pueden no sincronizarse)

¿Qué no nos gusta?

  • Nada

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Valoración final

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