Los PDAs, la última frontera para los MSS
por Everardo Alpuche
| 27-Mar-2001
En estos tiempos es imperativo tomar las decisiones correctas en el momento correcto y en el lugar correcto. Para esto existen los Sistemas de Apoyo a la Administración (MSS), pero su más reciente frontera son o pueden ser los PDAs. Este artículo presenta como los segundos pueden "potenciar" a los primeros, e involucrarse completamente entre sus diversas modalidades.
CONTENIDO
El proceso administrativo ha variado mucho desde los tiempos en que Fayol,
Mooney y Urwick, ya hace dos siglos (recordemos que ya estamos en el afamado
siglo XXI) plantearon la Teoría Clásica de la Organización (Morgan,
1998), donde la organización se definía como un organismo autocrático. Sin
embargo, sus funciones elementales siguen siendo las mismas :
- "Entidades sociales.
- Dirigidas a metas.
- Diseñadas con una estructura y con sistemas de actividad coordinados,
y .
- Vinculadas con el ambiente externo" (Daft, 2000).
Así pues, a partir de esta concepción, las empresas, hoy deben tratar con
conceptos tales como: comercio electrónico, economía digitalizada y/o globalizada,
Tecnologías de la Información, orientación al cliente, diseño organizacional
flexible, inteligencia de negocios, en fin.
Ante esta avalancha, los Sistemas de Apoyo a la Administración Computarizados
que aparecen en la década de los 70’s (Cohen 1994) han mejorado la vida,
el trabajo y el desempeño de los administradores de las últimas dos generaciones.
Ahora, la nueva generación, una generación móvil e inalámbrica puede
encontrarse ante la frontera más reciente de soporte a su función: los PDAs.
HÁBLAME DE PDAS, POR FAVOR
Héctor Carrillo hace casi 6 años (1995), ya definía los PDAs bajo "la
idea de tener una aparato que además de registrar citas o número telefónicos
también pueda mandar faxes o almacenar información gráfica". Concepto
que ha madurado hasta cumplir con la profecía del mismo autor de permitir
"a un ejecutivo tener en una computadora no convencional la información
en el momento que la necesite sin importar en dónde se encuentre".
Pero, aunque las PDA’s no son nuevas, tuvieron que vivir un proceso de crecimiento
tecnológico, hasta que hace dos años tuvieron su propio boom, casi
de la mano del WWW, y es que su tecnología es demasiado simple
:
- Sistemas de reconocimiento de escritura.
- Procesadores de bajo consumo pero con mucho poder y,
- Conexiones con dispositivos de telecomunicación" (Carrillo, 1995).
Su penetración en el gusto y preferencia por parte de una gran población
de ejecutivos, administradores, CIO’s, empresarios, profesionales,
e incluso, estudiantes de educación superior radica en dos fortalezas, de
acuerdo a Miguel Hernández, Gerente de Palm Computing México (Piedragil,
2000) :
- "Facilidad de uso y poder de personalización del equipo.
- Creación de Soluciones Personalizadas".
Estos dispositivos suman de acuerdo a las estadísticas de Select-IDC alrededor
de 10 millones de dispositivos vendidos y son soportados por más de 100,000
empresas desarrolladoras de aplicaciones, todo esto alrededor del mundo.
Su presente es la lucha con otros dispositivos inalámbricos con acceso a
información, tales como teléfonos celulares, localizadores y PC-handheld
(una PC ligera). Incluso se está formando alrededor de ellos una cultura
de fanáticos usuarios, quienes han descubierto la herramienta adecuada para
tener acceso a información, Internet y comercio móvil en una sola mano.
DEJA, TE HABLO DE MSS
Turban & Aronson (1998), los definen como "colecciones de tecnologías
computarizadas usadas para soportar el trabajo y la toma de decisiones gerenciales".
Dichos sistemas de información aplicados a la administración han tenido
un crecimiento exponencial en el último lustro, "esto se debe a la rapidez
con la que ahora las empresas deben responder a los cambios en los entornos
en los que operan" (González, 1996).
Parafraseando al Génesis, "en el principio... La tierra era caos y confusión";
podemos vislumbrar el inicio, o incluso la cotidianidad, de las empresas,
no importando sus dimensiones cuando tienen una gran cantidad de variables,
datos de información y decisiones por tomar; pero cuando cualquier decisión
que no esté bien fundamentada puede ocasionar la pérdida de millones
de dólares, decenas de empleos, tanto directos como indirectos, y echar
por la borda todas las inversiones hechas o retornos sobre las mismas.
Ante esta problemática, y esta nueva configuración, "los sistemas de
información juegan un papel muy importante en el correcto aprovechamiento
de las tecnologías, en la administración de la información y, en general,
en la coordinación e innovación de las organizaciones" (González, 1996).
Un MSS, para Federico Hernández (1997) , cumple con cubrir y apoyar a la
función administrativa gracias a que está compuesto por tres subsistemas,
los cuales son :
- Sistemas de Automatización Administrativas (OAS), que facilitan la
comunicación y transferencia de información en oficinas.
- Sistemas para el Soporte de Decisiones (DSS), que fungen como herramientas
para extraer, manipular y desplegar la información.
- Sistemas de Información Ejecutiva (SIE) que integran, analizan, navegan
y despliegan estructuradamente a la información".
A estos subsistemas o tecnologías de soporte administrativo se pueden sumar
conceptos más avanzados y especializados tales como :
- Sistemas de Soporte a la Decisión en Grupo (GDSS ó GSS) que han abierto
el campo a la idea del Groupware.
- Sistemas Expertos, los cuales toman la experiencia de los humanos
para apoyar decisiones.
- Redes Neuronales Artificiales (ANN) que toman toda la investigación
realizada en el campo de la Inteligencia Artificial para adecuarla a
los negocios.
- Sistemas Híbridos, mezclas, combinaciones de cualquiera de los antes
reseñados para generar soluciones más ad-hoc.
HABLEMOS DE LA ÚLTIMA FRONTERA
Como se puede visualizar, la computación, las tecnologías de información,
las metodologías de administración, la toma de decisión, y las telecomunicaciones
convergen (temas por demás llevado y traído en la actualidad) en una sola
consecuencia : "se reemplazarán los negocios. Esto no quiere decir que
los negocios tradicionales desaparecerán, sino que el medio guiará lo que
la gente hace" (Martín, 2000).
Es decir, la nueva economía, está guiando a quienes toman decisiones a través
del uso de la tecnología, a valorar sus decisiones en función de toda la
información que pueda soportar dicho acto. Similarmente, el lugar donde
se realicen dichas decisiones ya no importa, y el tiempo se ha simplificado
al "ahora".
Los dispositivos PDAs, por encima de sus fieros competidores, son la respuesta
a estructuras organizacionales mundiales, diseminadas y conectadas. Son
la frontera que puede unir a la cadena de valor de una empresa, proveedores,
clientes, empleados, accionistas, ejecutivos, en un mismo momento, en un
mismo lugar para tomar la decisión correcta.
La columna vertebral de un MSS es la información, y esto es el negocio que
mejor manejan las PDAs, suena lógico entonces que un SIE, una ANN o un GSS
encuentren en el cómputo móvil su mayor expresión de optimización
y eficacia.
Pero, si nos detenemos a pensar, dejando a un lado la emoción de esta propuesta,
y nos preguntamos ¿qué diferencia o ventaja nos ofrecen los PDAs ante las
PCs?, encontraríamos otro punto de razonamiento. La respuesta, en palabras
de Michael Mace, presidente y director de Competencia de Palm Computing,
sería que los PDAs ofrecen "una plataforma de cómputo con un nuevo paradigma
y nuevas reglas: un PC trata de la creación de la información; las computadoras
handheld tratan de administración y acceso a la información" (Nelson, 2001).
La última frontera, no quiere decir que no se abrirán más, nadie lo sabe;
y yo no seré el incauto que lo profetizará para luego decir ‘me equivoque’;
quiere decir que el concepto de MSS puede llegar a cubrir mayor cantidad
de personas involucradas en el proceso de toma de decisiones en una empresa,
o en su cadena de valor. ¿Porqué? Bueno, más razones, aunadas a las ya planteadas
serían :
- La razón costo-beneficio: Un PDA tiene un costo de la mitad del PC
más básico que se pueda encontrar, sea portátil o de escritorio.
- Su crecimiento exponencial, supone más usuarios, los cuales pueden
ser: clientes, socios, competidores o proveedores, de quienes podemos
absorber información valiosa al momento de decidir.
- Su acceso, tradicional o inalámbrico, a la información, se encuentre
en Internet, en una Intranet o a través de una Extranet, permite que
se tengan la información que un MSS y un ejecutivo requieren para tomar
decisiones.
- Las diferentes modalidades de un MSS (SIE, GSS, DSS, ES, ANN, etc)
pueden ser personalizadas para una empresa, para un segmento de empleados
o un nicho d mercado, de tal forma que todos los involucrados en un
proceso de toma de decisiones cuenten con las herramientas adecuadas
y propias para ejercer sus habilidades en bien de la empresa.
CONCLUSIÓN
"En muchos casos, quienes toman las decisiones delegan la responsabilidad
de adaptar la compañía a los cambios de las necesidades del consumidor,
los avances de la tecnología y la evolución de las estrategias de competencia.
Estos ejecutivos pasan buena parte del tiempo en dispustas... De esa manera
crean una oportunidad para que una nueva generación de empresarios independientes
se lleve a sus clientes" (Cohan, 1999).
Con esta reflexión, quiero concluir mi aportación sintetizando que los cambios
en la manera en qué se hacen y cómo se guían los negocios han impuesto que
la toma de decisiones : primero, no sea delegada sino asumida con la mayor
responsabilidad; y, segundo, que dicha decisión este soportada por toda
la información posible para que este lo más cercano posible a ser la correcta.
Las Tecnologías de la Información y Comunicación han estado presentes en
estos procesos de decisión, desde hace ya varias décadas (cantidad de tiempo
exagerada para los ciclos de vida de la tecnología u de los negocios) y
han madurado y evolucionado con los empresarios y administradores a los
que han servidos.
Sin embargo, la última frontera impuesta por Internet, la Globalización,
la competitividad digital, la economía informatizada, requieren que los
tiempos se reduzcan al segundo preciso en que suceden, y que los lugares
se vuelvan virtuales en función de no estar anclados geográficamente.
Los nuevos encargados de tomar decisiones estratégicas o cotidianas, requieren
implementar los PDAs como una herramienta efectiva y eficaz para sus MSS,
sin importar el giro o tamaño de la empresa en la cual colaboran.
BIBLIOGRAFÍA REFERENCIADA
- Carrillo V., Héctor (1995), "Revista Personal Computing", ¿Qué
es un Asistente Digital Personal?, (pp. 26-27). Año 7 No. 84. Consorcio
Sayrols.
- Cohan, Peter S. (1999), "Los Líderes en Tecnología", Prefacio,
(pp. Ix-x). Prentice- Hall. México.
- Cohen, Daniel (1994), "Sistemas de Información para la Toma de Decisiones",
Capítulos Varios, (pp. varias). McGraw-Hill. México.
- Daft L., Richard (1998). "Organization Theory and Design", Capítulos
Varios. (pp. varias). Cincinnati : South - Western College Publishing.
USA.
- González, Marisol (1996). "Revista Soluciones Avanzadas", Introducción
a los Sistemas de Información Ejecutiva y la Evaluación de Herramientas
para su Desarrollo. Obtenido : Infolatina, 25 de Enero de 2001.
- Hernández A., Federico (1997). "Revista Soluciones Avanzadas", Sistema
Gerencial Administrativo para el Soporte de Decisiones. Obtenido
: Infolatina, 14 de Enero de 2001.
- Martin, Chuck, (2000), "Carta de Noticias : Gestión", La Economía
del e-Business. HSM Group.
- Morgan, Gareth (1998), "Imágenes de la Organización", Intereses,
Conflictos y Poder. (Capítulo 6). Editorial AlfaOmega. México.
- Nelson, Turek, Williams & Thyfault (2001), "Revista Information
Week México", El Mercado Móvil se Renueva, (pp. 38-42). Volumen
2. No. 32. Netmedia Publishing.
- Piedragil G., Andrés (2000). "Revista Expansión", Palm Computing
de México. Depredador sin sombra. Obtenido : Infolatina, 1 de Marzo
de 2001.
- Turban, E., & Aroson J. E. (1998), "Decision Support Systems and
Intelligent Systems", Group Decision Support Systems (Chapter
11). Prentice Hall. USA.
| Everardo Alpuche M., es Ingeniero en Sistemas Computacionales, actualmente
está concluyendo la Maestría en Administración de Tecnologías de Información
en la Universidad Virtual del ITESM, México. |
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