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Los PDAs, la última frontera para los MSS

por Everardo Alpuche | 27-Mar-2001

En estos tiempos es imperativo tomar las decisiones correctas en el momento correcto y en el lugar correcto. Para esto existen los Sistemas de Apoyo a la Administración (MSS), pero su más reciente frontera son o pueden ser los PDAs. Este artículo presenta como los segundos pueden "potenciar" a los primeros, e involucrarse completamente entre sus diversas modalidades.

 
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CONTENIDO

El proceso administrativo ha variado mucho desde los tiempos en que Fayol, Mooney y Urwick, ya hace dos siglos (recordemos que ya estamos en el afamado siglo XXI) plantearon la Teoría Clásica de la Organización (Morgan, 1998), donde la organización se definía como un organismo autocrático. Sin embargo, sus funciones elementales siguen siendo las mismas :
  • "Entidades sociales.
  • Dirigidas a metas.
  • Diseñadas con una estructura y con sistemas de actividad coordinados, y .
  • Vinculadas con el ambiente externo" (Daft, 2000).
Así pues, a partir de esta concepción, las empresas, hoy deben tratar con conceptos tales como: comercio electrónico, economía digitalizada y/o globalizada, Tecnologías de la Información, orientación al cliente, diseño organizacional flexible, inteligencia de negocios, en fin.

Ante esta avalancha, los Sistemas de Apoyo a la Administración Computarizados que aparecen en la década de los 70’s (Cohen 1994) han mejorado la vida, el trabajo y el desempeño de los administradores de las últimas dos generaciones. Ahora, la nueva generación, una generación móvil e inalámbrica puede encontrarse ante la frontera más reciente de soporte a su función: los PDAs.


HÁBLAME DE PDAS, POR FAVOR

Héctor Carrillo hace casi 6 años (1995), ya definía los PDAs bajo "la idea de tener una aparato que además de registrar citas o número telefónicos también pueda mandar faxes o almacenar información gráfica". Concepto que ha madurado hasta cumplir con la profecía del mismo autor de permitir "a un ejecutivo tener en una computadora no convencional la información en el momento que la necesite sin importar en dónde se encuentre".

Pero, aunque las PDA’s no son nuevas, tuvieron que vivir un proceso de crecimiento tecnológico, hasta que hace dos años tuvieron su propio boom, casi de la mano del WWW, y es que su tecnología es demasiado simple :
  • Sistemas de reconocimiento de escritura.
  • Procesadores de bajo consumo pero con mucho poder y,
  • Conexiones con dispositivos de telecomunicación" (Carrillo, 1995).
Su penetración en el gusto y preferencia por parte de una gran población de ejecutivos, administradores, CIO’s, empresarios, profesionales, e incluso, estudiantes de educación superior radica en dos fortalezas, de acuerdo a Miguel Hernández, Gerente de Palm Computing México (Piedragil, 2000) :
  1. "Facilidad de uso y poder de personalización del equipo.
  2. Creación de Soluciones Personalizadas".
Estos dispositivos suman de acuerdo a las estadísticas de Select-IDC alrededor de 10 millones de dispositivos vendidos y son soportados por más de 100,000 empresas desarrolladoras de aplicaciones, todo esto alrededor del mundo. Su presente es la lucha con otros dispositivos inalámbricos con acceso a información, tales como teléfonos celulares, localizadores y PC-handheld (una PC ligera). Incluso se está formando alrededor de ellos una cultura de fanáticos usuarios, quienes han descubierto la herramienta adecuada para tener acceso a información, Internet y comercio móvil en una sola mano.


DEJA, TE HABLO DE MSS

Turban & Aronson (1998), los definen como "colecciones de tecnologías computarizadas usadas para soportar el trabajo y la toma de decisiones gerenciales". Dichos sistemas de información aplicados a la administración han tenido un crecimiento exponencial en el último lustro, "esto se debe a la rapidez con la que ahora las empresas deben responder a los cambios en los entornos en los que operan" (González, 1996).

Parafraseando al Génesis, "en el principio... La tierra era caos y confusión"; podemos vislumbrar el inicio, o incluso la cotidianidad, de las empresas, no importando sus dimensiones cuando tienen una gran cantidad de variables, datos de información y decisiones por tomar; pero cuando cualquier decisión que no esté bien fundamentada puede ocasionar la pérdida de millones de dólares, decenas de empleos, tanto directos como indirectos, y echar por la borda todas las inversiones hechas o retornos sobre las mismas.

Ante esta problemática, y esta nueva configuración, "los sistemas de información juegan un papel muy importante en el correcto aprovechamiento de las tecnologías, en la administración de la información y, en general, en la coordinación e innovación de las organizaciones" (González, 1996).

Un MSS, para Federico Hernández (1997) , cumple con cubrir y apoyar a la función administrativa gracias a que está compuesto por tres subsistemas, los cuales son :
  • Sistemas de Automatización Administrativas (OAS), que facilitan la comunicación y transferencia de información en oficinas.
  • Sistemas para el Soporte de Decisiones (DSS), que fungen como herramientas para extraer, manipular y desplegar la información.
  • Sistemas de Información Ejecutiva (SIE) que integran, analizan, navegan y despliegan estructuradamente a la información".
A estos subsistemas o tecnologías de soporte administrativo se pueden sumar conceptos más avanzados y especializados tales como :
  • Sistemas de Soporte a la Decisión en Grupo (GDSS ó GSS) que han abierto el campo a la idea del Groupware.
  • Sistemas Expertos, los cuales toman la experiencia de los humanos para apoyar decisiones.
  • Redes Neuronales Artificiales (ANN) que toman toda la investigación realizada en el campo de la Inteligencia Artificial para adecuarla a los negocios.
  • Sistemas Híbridos, mezclas, combinaciones de cualquiera de los antes reseñados para generar soluciones más ad-hoc.

HABLEMOS DE LA ÚLTIMA FRONTERA

Como se puede visualizar, la computación, las tecnologías de información, las metodologías de administración, la toma de decisión, y las telecomunicaciones convergen (temas por demás llevado y traído en la actualidad) en una sola consecuencia : "se reemplazarán los negocios. Esto no quiere decir que los negocios tradicionales desaparecerán, sino que el medio guiará lo que la gente hace" (Martín, 2000).

Es decir, la nueva economía, está guiando a quienes toman decisiones a través del uso de la tecnología, a valorar sus decisiones en función de toda la información que pueda soportar dicho acto. Similarmente, el lugar donde se realicen dichas decisiones ya no importa, y el tiempo se ha simplificado al "ahora".

Los dispositivos PDAs, por encima de sus fieros competidores, son la respuesta a estructuras organizacionales mundiales, diseminadas y conectadas. Son la frontera que puede unir a la cadena de valor de una empresa, proveedores, clientes, empleados, accionistas, ejecutivos, en un mismo momento, en un mismo lugar para tomar la decisión correcta.

La columna vertebral de un MSS es la información, y esto es el negocio que mejor manejan las PDAs, suena lógico entonces que un SIE, una ANN o un GSS encuentren en el cómputo móvil su mayor expresión de optimización y eficacia.

Pero, si nos detenemos a pensar, dejando a un lado la emoción de esta propuesta, y nos preguntamos ¿qué diferencia o ventaja nos ofrecen los PDAs ante las PCs?, encontraríamos otro punto de razonamiento. La respuesta, en palabras de Michael Mace, presidente y director de Competencia de Palm Computing, sería que los PDAs ofrecen "una plataforma de cómputo con un nuevo paradigma y nuevas reglas: un PC trata de la creación de la información; las computadoras handheld tratan de administración y acceso a la información" (Nelson, 2001).

La última frontera, no quiere decir que no se abrirán más, nadie lo sabe; y yo no seré el incauto que lo profetizará para luego decir ‘me equivoque’; quiere decir que el concepto de MSS puede llegar a cubrir mayor cantidad de personas involucradas en el proceso de toma de decisiones en una empresa, o en su cadena de valor. ¿Porqué? Bueno, más razones, aunadas a las ya planteadas serían :
  • La razón costo-beneficio: Un PDA tiene un costo de la mitad del PC más básico que se pueda encontrar, sea portátil o de escritorio.
  • Su crecimiento exponencial, supone más usuarios, los cuales pueden ser: clientes, socios, competidores o proveedores, de quienes podemos absorber información valiosa al momento de decidir.
  • Su acceso, tradicional o inalámbrico, a la información, se encuentre en Internet, en una Intranet o a través de una Extranet, permite que se tengan la información que un MSS y un ejecutivo requieren para tomar decisiones.
  • Las diferentes modalidades de un MSS (SIE, GSS, DSS, ES, ANN, etc) pueden ser personalizadas para una empresa, para un segmento de empleados o un nicho d mercado, de tal forma que todos los involucrados en un proceso de toma de decisiones cuenten con las herramientas adecuadas y propias para ejercer sus habilidades en bien de la empresa.

CONCLUSIÓN

"En muchos casos, quienes toman las decisiones delegan la responsabilidad de adaptar la compañía a los cambios de las necesidades del consumidor, los avances de la tecnología y la evolución de las estrategias de competencia. Estos ejecutivos pasan buena parte del tiempo en dispustas... De esa manera crean una oportunidad para que una nueva generación de empresarios independientes se lleve a sus clientes" (Cohan, 1999).

Con esta reflexión, quiero concluir mi aportación sintetizando que los cambios en la manera en qué se hacen y cómo se guían los negocios han impuesto que la toma de decisiones : primero, no sea delegada sino asumida con la mayor responsabilidad; y, segundo, que dicha decisión este soportada por toda la información posible para que este lo más cercano posible a ser la correcta.

Las Tecnologías de la Información y Comunicación han estado presentes en estos procesos de decisión, desde hace ya varias décadas (cantidad de tiempo exagerada para los ciclos de vida de la tecnología u de los negocios) y han madurado y evolucionado con los empresarios y administradores a los que han servidos.

Sin embargo, la última frontera impuesta por Internet, la Globalización, la competitividad digital, la economía informatizada, requieren que los tiempos se reduzcan al segundo preciso en que suceden, y que los lugares se vuelvan virtuales en función de no estar anclados geográficamente.

Los nuevos encargados de tomar decisiones estratégicas o cotidianas, requieren implementar los PDAs como una herramienta efectiva y eficaz para sus MSS, sin importar el giro o tamaño de la empresa en la cual colaboran.


BIBLIOGRAFÍA REFERENCIADA
  • Carrillo V., Héctor (1995), "Revista Personal Computing", ¿Qué es un Asistente Digital Personal?, (pp. 26-27). Año 7 No. 84. Consorcio Sayrols.
  • Cohan, Peter S. (1999), "Los Líderes en Tecnología", Prefacio, (pp. Ix-x). Prentice- Hall. México.
  • Cohen, Daniel (1994), "Sistemas de Información para la Toma de Decisiones", Capítulos Varios, (pp. varias). McGraw-Hill. México.
  • Daft L., Richard (1998). "Organization Theory and Design", Capítulos Varios. (pp. varias). Cincinnati : South - Western College Publishing. USA.
  • González, Marisol (1996). "Revista Soluciones Avanzadas", Introducción a los Sistemas de Información Ejecutiva y la Evaluación de Herramientas para su Desarrollo. Obtenido : Infolatina, 25 de Enero de 2001.
  • Hernández A., Federico (1997). "Revista Soluciones Avanzadas", Sistema Gerencial Administrativo para el Soporte de Decisiones. Obtenido : Infolatina, 14 de Enero de 2001.
  • Martin, Chuck, (2000), "Carta de Noticias : Gestión", La Economía del e-Business. HSM Group.
  • Morgan, Gareth (1998), "Imágenes de la Organización", Intereses, Conflictos y Poder. (Capítulo 6). Editorial AlfaOmega. México.
  • Nelson, Turek, Williams & Thyfault (2001), "Revista Information Week México", El Mercado Móvil se Renueva, (pp. 38-42). Volumen 2. No. 32. Netmedia Publishing.
  • Piedragil G., Andrés (2000). "Revista Expansión", Palm Computing de México. Depredador sin sombra. Obtenido : Infolatina, 1 de Marzo de 2001.
  • Turban, E., & Aroson J. E. (1998), "Decision Support Systems and Intelligent Systems", Group Decision Support Systems (Chapter 11). Prentice Hall. USA.

Everardo Alpuche M., es Ingeniero en Sistemas Computacionales, actualmente está concluyendo la Maestría en Administración de Tecnologías de Información en la Universidad Virtual del ITESM, México.

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