La tramitación de pedidos, base de la actividad de un vendedor es una tarea con frecuencia engorrosa cuando se manejan amplias listas de precios y una diversidad de clientes y tipos de producto.

Los departamentos que reciben nuestros pedidos exigen que estos vayan correctamente cumplimentados y eso incluye casi siempre datos que es imposible memorizar como el código de ordenador de cada producto o el precio exacto del mismo.

Todo lo anterior significa trabajo extra para el comercial, que después de la visita al cliente debe traducir lo que este desea pedir, al lenguaje que el departamento de logística de su empresa entiende.

La utilidad que voy a describir maneja una base de datos de clientes y otra de lista de precios de artículos permitiendo la anotación de un pedido de 5 líneas con descuentos individualizados por cada producto. Cada pedido es a continuación convertido en un archivo de texto que se puede enviar adjunto a un correo electrónico.

DDH software, empresa que desarrolla y comercializa el HandBase, tiene en su página web multitud de aplicaciones para su programa de base de datos. Entre todas ellas me llamó la atención una que sirve para anotar pedidos, combinando las bases de datos de los pedidos en sí, con las de clientes y las de productos o lista de precios.

He de confesar que he intentado mejorar la que hay en esa web pero hasta la fecha no he encontrado una solución mejor, así que en lugar de apuntármela a mi nombre lo que he hecho es traducirla y explicar cómo su autor la ha llevado a cabo, paso a paso. De esta forma cualquiera que le dedique un poco de tiempo podrá personalizarla en función de su necesidad ampliando por ejemplo el número líneas de pedido a base de, por ejemplo, suprimir anotaciones posiblemente innecesarias en su caso.


BASES DE DATOS NECESARIAS

Contamos con una base de datos general de clientes y otra de lista de precios. De la primera base de datos se utilizan el campos de Nombre del Cliente y los de Código, Modelo y Precio Neto en la segunda.

1. Anotación de pedidos

Disponemos de los siguientes campos a cumplimentar en cada anotación:

- CLIENTE: Se consulta la base de datos de clientes seleccionando el correcto.

- FECHA: Este campo se cumplimenta por defecto con la fecha actual, aunque manualmente se puede seleccionar una diferente.

- PEDIDO: Este es un campo de etiqueta, que sirve para encabezar los distintos campos de pedido.

- MODELO: Se consulta la base de datos lista de precios, seleccionando el correcto.

- CODIGO: Este campo se rellena de forma automática al cumplimentar el anterior.

- CANTIDAD: Este campo se cumplimenta a mano según el pedido.

- P.NETO: Este campo se rellena de forma automática al cumplimentar el del modelo.

- DESCUENTO: Este campo es del tipo pop-up, es decir, que nos da un número limitado de opciones por cada modelo.

Estos últimos 5 campos se repiten cuatro veces más. De esta forma hay lugar para 5 líneas de pedido por cliente. Naturalmente si el pedido incluye más de 5 líneas puede hacerse un nuevo apunte, aunque se repitan algunos campos. Hay que tener en cuenta que el número máximo de líneas que nos permite el HandBase es de 30.

Al final se añaden 2 campos imprescindibles en cada pedido:

- FORMA DE PAGO: Este campo es del tipo pop-up, es decir, un número limitado de opciones por modelo.

- MEDIO DE ENVIO: Este campo es del tipo pop-up, es decir, un número limitado de opciones por modelo.

2. Información adicional.

Aunque sea un abuso de imágenes, para una mayor comprensión del procedimiento de elaboración de la base de datos, me he tomado loa molestia de sacar las imágenes correspondientes a cada uno de los pasos, así que solamente hay que seguirlos y al final tendremos la base de datos completada.

Nota: Omito los pasos correspondientes a elaborar las bases de datos auxiliares por haber sido tema de artículos anteriores.

EN LA PRÁCTICA

He empezado a usar esta aplicación hace poco, transmitiendo por correo electrónico los distintos pedidos anotados. Para ello hay que proceder de la siguiente forma:

1. Exportar el bloc de notas todos los pedidos registrados, o solo aquellos que deseemos, seleccionándolos mediante la función filtro. Esta posibilidad aparece en el menú del HandBase (export records). Nuestro pedido aparecerá en el bloc de notas como una nueva nota.



2. Adjuntar ese archivo de texto con un e-mail (por ejemplo con el Multimail Pro) o simplemente copiar el texto y pegarlo a nuestro e-mail.