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Gestor de contactos con HanDBase

por Fernando García Bernal | 22-May-2001

¿Cuántos clientes manejas? ¿Cada cuanto tiempo contactas con cada uno de ellos?¿Estas seguro de que controlas de forma adecuada la periodicidad de esos contactos?Si la respuesta a la última pregunta es no, te recomiendo leas lo que viene a continuación, que es la forma en que yo mismo me he organizado con mi Palm V para que no me siga pasando lo de siempre: contacto con algunos clientes con demasiada frecuencia mientras que otros se me olvidan.

 
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INTRODUCCIÓN

La organización de los contactos con clientes es uno de los problemas principales de quienes, como yo, manejamos un amplio número que conviene llamar o visitar con regularidad.

Es por eso que he diseñado una sencilla utilidad basada en HandBase pensada para controlar los contactos establecidos con una red amplia de clientes llevando un registro de cada gestión realizada, fecha para el próximo contacto, e incluso una nota de asuntos importantes para recordar para esa ocasión.

Voy a describir paso a paso cómo lo he llevado a cabo con el fin de mostrar de la forma más clara el procedimiento de enlazar dos bases de datos en HB, base de mi aplicación.


PASO 1. LISTADO DE CLIENTES

Se confecciona una base de datos con todos los clientes que queramos controlar. Por hacerlo sencillo contemplaremos los siguientes campos:

CAMPO NOMBRE TIPO DE CAMPO
Campo 1 Cliente Texto
Campo 2 Persona Texto
Campo 3 Teléfono Texto
Campo 4 Dirección Texto
Campo 5 Localidad Texto
Campo 6 Código Postal Texto
Campo 7 Provincia Texto

Esta base de datos se elaborará o bien partiendo de una hoja de excell o bien usando el Handbase desktop, o incluso a mano a medida que los damos de alta, en la pda.

Realmente da igual si el listado de clientes tiene mucho más campos, podemos usar por ejemplo el que nos proporciones nuestra empresa, ya que al final lo vamos a usar para extraer los precisos para el gestor de contactos.



PASO 2. GESTOR DE CONTACTOS

Se elabora una segunda base de datos (gestor de contactos), con los siguientes campos:

CAMPO

NOMBRE

TIPO

Other DB name

Other Field

1

Cliente

DB pop-up

Listado clientes

1

2

Persona

DB pop-up

Listado clientes

2

3

Teléfono

DB pop-up

Listado clientes

3

4

Fecha

Date

Date record added

5

Nuevo contacto

Date

Ask user for date

6

Notas

Note

7

Archivar

Check box


Esta nueva base de datos se rellena con información procedente de la anterior, tomando de ella los campos que en la práctica más se utilizan.







PASO 3. UTILIZACIÓN
  1. Ejecutar el Gestor de contactos.

  2. Activar en la palm un nuevo registro

  3. Aparece una pantalla con los 7 campos indicados en el apartado anterior.

  4. Aplicar el puntero sobre el primero (cliente) y entonces se abre una pantalla con la base de datos Listado clientes, donde seleccionaremos uno concreto.

  5. De forma automática se rellenarán los campos 2 y 3 con todos los datos.

  6. El campo 4 (fecha) indicará de forma automática la fecha en que se realiza la operación. Esta fecha se podrá modificar manualmente.

  7. Finalizado el contacto con el cliente decidiremos acerca de la fecha en que deberemos establecer un nuevo contacto, cumplimentando el campo 5. De igual forma, si deseamos anotar algo lo haremos activando el campo 6.






PASO 4. RESULTADOS

Después de un día de trabajo tendremos una base de datos con todos los contactos efectuados.

Al cabo de varios días podremos consultar, ordenando los campos, activando los filtros, o simplemente de forma manual lo que tenemos que hacer

Si generamos un apunte con cada nueva gestión dejando registrada la anterior, tendremos una excelente herramienta de análisis de nuestra práctica comercial y poder así corregir las desviaciones que se detecten.

Naturalmente, a medida que aumenten los registros, la base de datos se puede hacer inmanejable, esa es la razón por la que añadí al final un campo check-box, donde marcar cuando se quiera archivar un contacto.

Solo tendremos que activar la función filtro en el gestor de contactos, de forma que ocultemos todos los campos con la check-box marcada.



EL GESTOR DE CONTACTOS EN LA PRÁCTICA

En mi caso particular, he partido de un listado (Listado de clientes) en Excell, que me proporciona mi empresa, con un número aproximado de 1000 clientes, que figuran con todos sus datos. Este fichero debidamente convertido para HandBase ocupa unos 160 K.

A esta base de datos he añadido un campo extra (tipo check-box), donde marco los que realmente necesitan seguimiento periódico personalizado por mi parte (unos 60).

Cuando, desde el gestor, llamo al Listado de clientes, activo además en éste la función filtro, de forma que solamente visualizo los que tienen la casilla de check-box activada y la consulta es mucho más rápida.

He omitido intencionadamente imágenes de mi aplicación real por razones de confidencialidad.


Y UNA VEZ MÁS ... HANDBASE PARA TODO


Internet está plagada de programas gratuitos para multitud de usos, muchos de los cuales pueden ser sustituidos por aplicaciones de HB convenientemente personalizadas.

Mi intención con este artículo, mas que contribuir con una herramienta más para comerciales, es la de mostrar cómo se usa el handbase ya que la verdadera potencia de esta utilidad está en la facilidad de personalizar cualquier aplicación a lo que necesita cada uno.


ACERCA DE HANDBASE

Os recuerdo que esta aplicación se consigue la web del desarrollador, DDH Software desde donde es posible descargarse una demo temporal.

En esta web encontraréis más ideas de uso.
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