A todos los usuarios les aconsejo la lectura de mi artículo que, lejos de ser una copia del manual de uso (bastante completo por cierto) del HB no es más que el reflejo de cómo yo mismo he empezado a usar este completo programa.

Hace poco más de 3 meses que uso el Palm Vx y entre todos los programas que he probado me ha llamado especialmente la atención por su potencia y posibilidades el HandBase.

Con frecuencia leo en los foros consultas acerca de las diferentes hojas de cálculo, de usuarios que al final las piensan usar para captación de datos, o para cumplimentar pedidos, o para manejar informaciones que en el ordenador principal están en formato Excell. A todos les preocupa la sincronización de estos datos con el Palm y saber cual hoja de las muchas que hay es la mejor.

A todos estos usuarios les aconsejo la lectura de mi artículo que, lejos de ser una copia del manual de uso (bastante completo por cierto) del HB no es más que el reflejo de cómo yo mismo he empezado a usar este completo programa.


¿QUÉ ES EL HANDBASE?

El HB es un programa de base de datos que nos permite tanto crear una base completa en el Palm, como crearla en nuestro PC y luego pasarla a el Palm.

Una vez en nuestra mano, la podemos editar, completar, o simplemente consultarla.

Listas de precios, presupuestos, relaciones de clientes, informes de ventas, etc. son ejemplos de bases de datos que se manejan con frecuencia en el campo de la empresa.


HACIENDO UNA BASE DE DATOS

Con la última versión de HB resulta bastante fácil confeccionar nuestra primera base de datos. Podemos hacerla en la misma palm si son pocos los datos que tenemos que introducir, o bien usando el HB Desktop, que emula en la pantalla del ordenador lo mismo que tenemos en el PDA.

De una u otra forma, es cuestión de minutos el ejecutar esta operación, así que no entraré en más detalles, simplemente apuntar que, si la base de datos es muy grande, el escribir registro a registro es tedioso.

Pero eso no es problema, contando además conque los datos, con frecuencia, son proporcionados por terceras personas que no tienen ese programa, así que lo importante es aprender cómo hacer nuestra base de datos a partir, por ejemplo de Excell.


UN CASO PRÁCTICO: LISTADO SEMANAL DE EXISTENCIAS

En mi trabajo tengo necesidad de manejar un listado semanal de situación de existencias de almacén, que además refleja pedidos en marcha que deben ir llegando en determinados periodos de tiempo. Este listado tiene un grosor aproximado de 1 cm y un tamaño equivalente a 2 folios puestos uno al lado del otro.

Doy estos datos para explicar que con ese tamaño resulta inmanejable delante de un cliente, por contener, además información confidencial. En total 800 líneas y 8 columnas, es decir 6400 celdas con información.

En la actualidad ese listado se me proporciona en formato Excell y, después de una sencilla operación queda convertido a un fichero que HB puede manejar.

Ahora, cuando necesito ver el estado de existencias de un determinado articulo, solo tengo que buscarlo con la función "find" HB y enseguida tengo la ficha correspondiente al estado del modelo en cuestión, de forma práctica, rápida y discreta.

A destacar un detalle, es indiferente el número de columnas que tenga la hoja de cálculo ya que no se trata de ver toda la información de golpe como en el PC, sino registro a registro con todo tipo de detalles según se muestra en las dos figuras adjuntas.

Hay que usar a nuestro favor las limitaciones de pantalla del Palm.


¿Y CÓMO SE HACE ESTO?

El HB se compone de 2 partes, el programa en sí que se instala en el Palm y el HandBase Desktop que se instala en nuestro PC. Esta última utilidad reproduce en el PC lo que luego vamos a encontrar en el PDA, con la ventaja de ser mucho más fácil de uso.

Los pasos para realizar lo anterior son los siguientes:

1. Componer una hoja de calculo con toda la información que queremos manejar.
   
   En las filas estarán los modelos (por ejemplo) y en las columnas las unidades disponibles en distintas fechas (30 días, 60 días, etc.)
   
   
2. Grabar hoja con formato ".csv", (valores separados por comas), esta es una de las posibilidades que nos da Excell.
   
   
3. Ejecutar el HB Desktop.
   
   
4. Activar la función importar. Esta función nos presentará en pantalla nuestra base de datos para que la podamos modificar antes de pasarla al PDA.
   
   
5. Cuanto todo esté correcto, seleccionaremos grabar y en poco más de 1 segundo tendremos un archivo ".pdb" que se instalará en nuestra palm en la próxima sincronización.
   
   
6. Si al importar el fichero al Desktop nos aparece toda la información mezclada en una columna es que hemos utilizado un símbolo diferente al que usa la Excell para separar los campos. No hay problema, probar a poner ";" en lugar de "," en el apartado "preferences ".

MANIPULANDO LA BASE DE DATOS

Hecho todo lo anterior, aún es posible manipular la base de datos modificando por ejemplo el ancho de los campos en la pantalla, bloqueando el campo de la izquierda e incluso alterando el orden de las columnas.

También se puede por supuesto modificar el contenido de los campos, aunque en mi caso particular en la base de datos propuesta, esto no lo hago.

Todo esto se lleva a cabo en el menú de preferencias del HB.


MÁS INFORMACIÓN ...

Lo expuesto anteriormente es solo un uso muy básico del HB válido para ilustrar a quién aún no lo utiliza acerca de alguna de sus posibilidades. Hay cantidad de ejemplos en la web del desarrollador, DDH Software desde donde también es posible descargarse una demo operativa por 30 días.