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La Organización y los PDAs

por Joaquín Barrionuevo | 23-Oct-2004

Tutorial imprescindible sobre cómo gestionar mejor nuestro tiempo, los programas y las estrategias que podemos utilizar para ello. Os recomendamos su lectura.

 
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Introducción

Con este artículo pretendo:

  • Dar a conocer y compartir unos procedimientos básicos a la hora de gestionar el tiempo en nuestras vidas.

  • Mostrar algunos programas útiles para administrar nuestros compromisos.

Es posible que algún lector ya tenga su propio sistema y le vaya bien. Para otros, descubrir otras maneras de administrar su tiempo sea esperanzador. Lo cierto es que el simple hecho de tener un PDA o una agenda de papel no nos hace más organizados. He constatado personalmente que en ocasiones he perdido más el tiempo introduciendo datos en mi equipo portátil que simplemente anotándolo en una agenda convencional de papel, aunque reconozco la gran variedad de funciones que pueden hacer estos maravillosos ordenadores de bolsillo.

Considero que cada herramienta debe tener su utilidad y es nuestra obligación, por nuestro bien, encontrar esa correcta utilidad. Cada uno es libre de elegir cómo y qué sistema va a utilizar (PDA / Papel). Personalmente utilizo los dos, pero a cada uno le tengo reservado una tarea especial.

No existe una única forma de administrarse, hay que buscar la que mejor se adapte a cada persona y ocupación.

Organizar el tiempo

Propongo estos puntos de reflexión sobre los cuales podemos auto analizarnos y comprobar en qué grado nos acercamos a ellos y si son o no efectivos. Antes de comenzar a organizarnos deberíamos tener en cuenta:

1. ¿Cuáles son mis objetivos? ¿Qué quiero hacer exactamente?

Para ello debo definir concretamente el asunto. No vale anotar: "Ser amable con mi esposa", sería mas concreto , por ejemplo, sabiendo que le gustan las flores: "Comprar ramo de tulipanes blancos". Esto es definir, lo anterior es generalizar.

2. ¿Qué debo hacer para llegar a ese objetivo?

Una vez hemos definido nuestro objetivo, ya podemos diseñar el camino que nos llevará a conseguirlo. Siguiendo el ejemplo anterior, es mas fácil pensar la posibilidad de pasar a comprarlos en la floristería si tenemos tiempo o mejor encargarlas por teléfono.

3. ¿Importante o urgente?

Es necesario saber dos cosas acerca de una tarea antes de concederle cierta prioridad:

  • ¿Cuánto tiempo tengo que emplear en la tarea?: determinado por lo importante de la tarea.

  • ¿Con qué rapidez debo terminar la tarea?: determinada por lo urgente que sea la tarea.

La importancia y la urgencia no son lo mismo. Una tarea urgente no tiene por qué ser importante. Puede ser urgente pero trivial.

4. Cada cosa a su tiempo y un tiempo para cada cosa

Cada tarea merece su tiempo de programación. Si se le asigna poco tiempo, fallaremos, nos saldrá mal o tendremos que repetirla. Si le asignamos demasiado tiempo, lo consumirá.

Programa el tiempo y no la tarea. Hay que contar con los imprevistos. Y sobre todo no olvides que no se pueden hacer dos cosas al mismo tiempo y si te arriesgas, algo no saldrá del todo bien.

Si a las 24 horas que tiene el día le restamos tan solo un 1% en programar tareas (esto equivale a 14 minutos) obtendremos un éxito en la gestión diaria. No hace falta estar 14 minutos de reloj pegado al PDA, cada cual puede organizarse como vea conveniente.

5. Cumple con tu programa

Aquí empieza lo difícil: cumplir lo que uno se marca. Es mejor empezar por logros pequeños y cada vez alcanzaremos objetivos más lejanos. Yo organizo cada día con mi Agendus (29.95$) mostrándome todas las tareas y avisos pendientes. Cada vez que termino una, la tacho y sigo, siempre que no surja nada urgente.

Aprende a decir que NO, cuando sepas que es lo correcto. Siendo amable, te evitará problemas y los demás sabrán también que eres un buen colaborador y una persona organizada. Para decidir a tiempo, hay que estar preparado y eso se logra planificando correctamente.

6. Paso a paso

Propongo algunas formas de ordenar las citas y tareas según su prioridad con la finalidad de que encuentres un proceso de calificación que se ajuste a tu estilo.

Utiliza el Calendario para programar y administrar citas únicas o repetidas. Configura citas sin hora para recordar fechas especiales, como los cumpleaños o aniversarios. Configura una alarma que te recuerde las citas importantes y utiliza una Nota para registrar información, como pueden ser las indicaciones o los antecedentes relativos a la cita. Visualiza e imprime tu propio calendario en formato de días, semanas, meses o años. Cada semana imprimo mis propias hojas con las tareas pendientes y las incluyo en mi agenda papel. Con un sistema de velcro puedo, en cualquier momento, adjuntar mi PDA a la agenda papel y utilizarla según me convenga. A veces para anotar una cita con alarma o simplemente para consultar algún archivo.

El Sistema ABC, recomendado por casi todos los expertos en administración del tiempo. Se trata de asignar letras a las tareas según su importancia, así la A corresponde a tareas que se deben realizar inmediatamente, las tareas B son aquellas de deberían hacerse rápido aunque no corren tanta prisa como las tareas A, las tareas C se pueden posponer sin problema y las tareas D teóricamente ni siquiera necesitan realizarse. La ventaja de este sistema es que despoja a las tareas de carga emocional; por ejemplo, tal vez lo que menos deseamos hacer son las cuentas del mes, pero si se trata de una tarea A no nos queda más remedio que hacerlas primero. Con nuestro PDA se convertirían en tareas con prioridad 1,2,3,4 ó 5.

7. El tiempo muerto

¿Te has puesto a pensar el tiempo que se pierde con las interrupciones del teléfono, intentando encontrar un papel en el archivo o leyendo extensos documentos?. Olvidarse de las cosas es otra de las causas por las que se pierde mucho tiempo en el trabajo. Casi el 50% de todas las cosas que escuchamos o leemos las olvidamos en el espacio de un minuto. Si no puedes acceder de nuevo a la información que necesitas, escríbela en tu agenda o en algún otro sitio al que pueda acceder con facilidad. Se tarda menos en escribir una nota que en buscar un pensamiento perdido.

Cada vez resulta más común que la gente trabaje en los aviones, en el transporte público que les lleva al trabajo y en las colas, ya sea porque están muy ocupados, porque tienen que cumplir con un plazo de entrega o simplemente porque están aburridos. Muchos directivos se llevan alguna tarea cuando van de vacaciones y según los expertos, no es una mala costumbre si lo que hacen les gusta y no molesta a los demás. Muchas personas califican la lectura como una de las causas más importantes de pérdida de tiempo y, sin embargo, leer es la única manera de adquirir información valiosa.

8. ¿Necesito realmente esto?

Antes de elegir cualquier instrumento que nos ayude a administrar mejor el tiempo, ya sea electrónico o en papel, debemos responder a cinco interrogantes:

  • ¿Lo necesito?
  • ¿Necesito todas sus funciones?
  • ¿Es fácil de usar?
  • ¿Es seguro?
  • ¿Quedará obsoleto con rapidez?

Los PDAs (Personal Digital Assistants), son verdaderos ordenadores de bolsillo y representan el futuro de los actuales ordenadores personales tanto de sobremesa como portátiles. Para algunas personas, los PDA ya se han convertido en herramienta indispensable y las razones para usarlos que la gente aduce con más frecuencia son su tamaño compacto, su función de fijar citas y activar alarmas para avisar de las mismas, su memoria para bases de datos y agenda de direcciones, programas de procesamiento de texto tipo Word, de hojas de cálculo tipo Excel e incluso de presentaciones tipo PowerPoint, compatibilidad con Internet, música en MP3 y algunas otras funciones dependiendo del modelo (y por tanto del precio). Los PDAs también tienen sus desventajas y pueden llegar a consumir más tiempo que una agenda tradicional en papel.

Mi sistema ( Por si le sirve a algún lector)

Actualmente utilizo tanto la agenda papel como mi PDA y explicaré el motivo: En mi mesa de trabajo tengo la agenda abierta (tipo hojas - recambio) y de un golpe de vista veo las tareas pendientes y las citas del día a día. Citas rutinarias. Los asuntos importantes los anoto en la PDA y les activo una alarma. Esto me mantiene alerta.

Si algo con categoría "normal" sucede durante el día, simplemente lo anoto en papel y lo tacho cuando termino. Cada dos días suelo imprimir en papel lo que tengo anotado en la PDA y sigo trabajando con los datos importantes (imprimo ajustando el tamaño del papel en la impresora).

El verdadero uso del equipo portátil se lo doy en búsquedas rápidas cuando estoy alejado del PC o como base de datos en cualquier formato (Repligo, Smart List To Go, etc.) además de las lecturas de prensa, correo electrónico y otras funciones. Si necesito añadir una fotografía, simplemente la tomo con el móvil y la paso vía IrDA [infrarrojos].

Para tareas que se repiten mensualmente o procedimientos que no quiero olvidar utilizo ThoughtManager (19.95$). Por ejemplo:

Todos los meses tengo que:

- Hacer copia de seguridad.
- Actualizar Base de Datos de Mapas.
- Actualizar inventario de material.
- Enviar Informe ABC.
- Etc.

Simplemente en un Memo del Bloc de Notas, anoto cada tarea en cada línea, después con la función importar de Memo, las paso y cada vez que abro una tarea estándar, tipo TAREAS MENSUALES, voy tachando cada asunto que realizo. Para el mes que viene las vuelvo a tener preparadas. Viene a ser un tipo Check List. Esto me es útil cuando quiero que no se me pase ningún paso de cualquier asunto, ejemplo:

Cada vez que tengo que enviar el Informe ABC tengo que:

- Imprimir el informe anterior.
- Pasar borrador al Jefe de Departamento.
- Comunicar al Departamento de Contabilidad el resultado.
- Revisar borrador.
- Pasar a limpio, firma.
- Activar acuse de recibo.
- Enviar.

Otros programas tipo organización / agenda

A continuación enumero otras aplicaciones que podemos usar para gestionar mejor nuestro tiempo:

DateBK5 (24.95$)

Junto con el Agendus confeccionan las dos aplicaciones más importantes y completas sustitutas del Calendario\Tareas\Contactos\Notas estándar de Palm OS.

www.pimlicosoftware.com/datebk5.htm



Time Maximizer
(15.95$)

Programa muy recomendable para todos aquellos que estéis comenzando con la gestión del tiempo, ya que permite identificar fácilmente las tareas y citas urgentes/no urgentes e importantes/triviales. De esta manera sabremos si estamos avazando hacia nuestro objetivo, o por el contratio nos estamos estancando en tareas urgentes pero no importantes que nos impiden avanzar.

www.handbytes.com

A5 for Palm OS (gratuito)

Hay una versión en español. Es fácil de usar. Tiene vistas semanales. Usa iconos tipo Agendus y Datebk, resaltado de días, tipografía de color y negritas o tipos pequeños (OS5), categorización de eventos, integración de tareas, etc.

www.a5agenda.com


KsDatebook v1.6.1
(gratuito)

Es gratuito y tiene muchas prestaciones. Es cuestión de gustos.

www.freewarepalm.com/.../ksdatebook.shtml



Conclusión

Lo importante es que cada uno incorpore aquellas herramientas y detalles que se adapten a su estilo de vida y las use con un único objetivo:

Cumplir lo que nos hemos propuesto

Bibliografía, Recursos y Agradecimiento:

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